Jeu de cartes « Bongo » et instructions

Pourquoi des cartes « Bongo »?

Menez une transformation d’entreprise et d’équipes qui soit durable exige des changements de comportements de la part des gens impliqués. Alors que certains blâment la résistance au changement, nous croyons plutôt que c’est l’approche utilisée qui a l’impact le plus significatif sur le succès de la démarche.

Lorsque l’objectif est d’améliorer significativement la performance d’une équipe et d’une entreprise, la modification des comportements contre-productifs permet d’arriver plus rapidement aux résultats souhaités. Cependant, nous savons que les changements de comportements ne se font pas en quelques heures.

C’est dans cette perspective que nous avons développé les cartes « Bongo » visant d’abord à souligner et ensuite à éliminer les comportements nuisibles aux transformations. En plus de servir d’aide mémoire, ces cartes permettent d’influencer les comportements individuels et collectifs afin d’obtenir des changements durables.

Instructions

Certaines conditions minimales doivent exister pour faciliter la mise en place de conversations puissantes et augmenter l’efficacité des rencontres de groupes. L’expérience nous a démontré que ces règles sont un minimum nécessaire et que l’utilisation d’outils, telles les cartes « Bongo », permet d’améliorer grandement le fonctionnement des rencontres. Ainsi, afin de tirer le maximum des cartes, il est critique de respecter certaines consignes d’utilisation.

• Le respect : Il est absolument critique de s’assurer que l’utilisation de ces cartes se fait dans le respect et qu’elles visent à améliorer le fonctionnement entre les membres de l’équipe. L’utilisation des cartes n’est pas une mesure disciplinaire, une confrontation publique ou un moyen sournois d’initier des conflits. Par conséquent, ces cartes visent à apporter un élément ludique dans l’amélioration du fonctionnement des équipes.
• Un prétexte pour des conversations : Les cartes que nous utilisons sont d’abord une opportunité de conversation. Alors que certaines actions sont prises ou que des discussions ont lieu, il peut arriver que des éléments de la conversation aient un impact négatif sur la performance de l’équipe ou sur le niveau de collaboration entre les membres. L’utilisation des cartes est un moyen de déclencher une conversation puissante afin de régler les comportements problématiques.
• Une ouverture d’esprit : Afin que les cartes « Bongo » fonctionnent bien, les participants doivent démontrer une ouverture d’esprit et accepter « de se faire dire les vraies affaires ». En effet, les cartes ont été conçues pour discuter d’éléments qui peuvent être parfois difficiles à entendre ou déclencher des conversations qui nécessitent qu’elles soient tenues.
• Un niveau de participation à 100% : Pour que les cartes « Bongo » soient efficaces, tous les participants à la réunion (ou tous les membres d’une équipe) doivent accepter unanimement d’utiliser ces cartes pour augmenter la qualité de leurs discussions et améliorer leur performance. Lorsqu’il y a moins de 100% du groupe qui utilise ces cartes, leur impact est réduit significativement. Lorsque les membres d’une équipe ou les collègues d’une entreprise sont d’accord pour utiliser un tel outil, les cartes « Bongo » permettent d’accélérer la résolution des incohérences et d’augmenter la puissance des conversations.

Description des cartes « Bongo »

Adopter un singe

L’un des éléments qui nuisent à la mise en place d’une culture d’imputabilité et qui impactent négativement la performance d’une équipe est la mauvaise prise en charge des diverses responsabilités. Lorsqu’une activité est prise en charge par un individu ou un groupe dont ce n’est pas la responsabilité, cela crée de la confusion dans les rôles et responsabilités. Lorsque l’enjeu n’est pas réglé adéquatement, cela augmente l’insatisfaction par rapport au groupe ou à l’individu dont c’était effectivement la responsabilité.

Exemple

Lors d’une rencontre de projet à laquelle participe entre autres, Marie (conseillère en soutien à la clientèle – niveau 1) et Philippe (analyste-programmeur), le problème d’un client est discuté. Voulant accélérer la résolution du problème, Philippe décide de communiquer directement avec le client pour régler la situation. L’utilisation de la carte « adopter un singe » doit être utilisée pour souligner que la responsabilité de la résolution du problème client aurait dû être prise en charge par Marie plutôt que Philippe, puisque l’activité discutée est sous la responsabilité de l’équipe de soutien à la clientèle.

Ambiguïté

L’un des éléments qui causent le plus d’inefficacité est l’ambiguïté des conversations. L’ambiguïté est présente lorsque certains éléments de la conversation ne sont pas définis clairement, qu’ils laissent place à interprétation ou qui laissent planer un doute.

Exemple

Anik annonce au groupe qu’elle complètera sa portion du projet aussitôt que possible. Le chargé de projet accepte la réponse proposée et la rencontre se poursuit. Considérant que la réponse d’Anik manque de spécifité, Jean-Marie utilise sa carte « ambiguïté » pour signifier au groupe que la réponse proposée doit être plus précise afin d’éviter les incompréhensions.

Attaque personnelle

Il est souvent nécessaire de confronter ses idées aux autres durant les rencontres de groupe afin de trouver la meilleure solution. Cependant, lorsqu’un participant fait une attaque personnelle envers un autre participant, plutôt que de confronter l’idée apportée, l’utilisation de la carte « attaque personnelle » est nécessaire. Cette carte vise à dépersonnaliser la conversation et à ramener le débat au niveau des idées, plutôt qu’entre les individus.

Exemple

Alors que Jérémie présente une solution potentielle à un problème, Celina l’interrompt en lui disant « Ton commentaire est vraiment stupide! ». Étant donné que l’intervention de Celina ne vise pas à débattre de l’idée, mais représente un jugement envers Jérémie et de sa proposition, l’utilisation de la carte « attaque personnelle » est appropriée.

« Bullshit »

Cette carte permet de souligner une incohérence entre les paroles et les actions ou entre une affirmation courante et une décision antérieure. Lorsque quelqu’un dit quelque chose qui n’est pas aligné avec ses actions ou fait des actions qui ne sont pas alignées avec ses paroles, cette carte permet de rendre visible ce comportement. De la même manière, lorsqu’une décision est prise et qu’elle n’est pas cohérente avec une autre décision, cette carte permet d’ouvrir une conversation.

Exemple

Alors que Jean-Claude avait communiqué la décision que le projet « X » était la plus haute priorité de l’entreprise, il a pris la décision de transférer des ressources du projet « X » vers le projet « Y ». L’utilisation de la carte « bullshit » est appropriée puisqu’elle permet de rendre visible une incohérence entre les paroles et les actions de Jean-Claude.

Commérage

Un élément de démotivation qui rend toxiques les rencontres d’équipe est le commérage. Le commérage consiste à parler négativement contre un collègue ou un groupe lorsque celui-ci n’est pas présent pour exprimer sa perspective. Alors que le commérage semble avoir une utilité, celui-ci sape la confiance entre les participants aux rencontres et entre les membres d’une équipe. Dans le même contexte le fait de blâmer une personne directement en sa présence ou non est également une forme de commérage.

Exemple

Alors qu’il n’y a aucun représentant de l’équipe des ventes à la rencontre, Dylan s’exclame « On ne peut assigner cette activité à l’équipe des ventes puisqu’ils ne font jamais rien de positif ». L’utilisation de la carte « commérage » permet de souligner ce comportement inapproprié et d’éviter de parler négativement contre d’autres groupes ou individus.

Déresponsabilisation

Chaque équipe et chacun des membres de l’équipe sont responsables pour certaines activités. Le bon fonctionnement des opérations d’une équipe et de l’entreprise dans son ensemble dépend du fait que les équipes et les employés prennent en charge et exécutent adéquatement leurs responsabilités. La déresponsabilisation est le fait qu’un membre ou l’ensemble d’une équipe ne prenne pas en charge les activités faisant partie de son champ d’activités.

Exemple

Alors que l’équipe de satisfaction à la clientèle a la responsabilité de répondre rapidement aux appels téléphoniques des clients, Christine choisit volontairement de ne pas prendre l’appel d’un client insatisfait. Sachant que le client communiquera probablement avec son directeur de comptes pour régler l’incident, l’utilisation de la carte « déresponsabilisation » permet d’indiquer à Christine qu’elle n’assume pas les responsabilités qui lui sont assignées.

Éléphant dans la pièce

Pour faire avancer une discussion ou adresser les vrais éléments problématiques, il peut être nécessaire d’avoir une conversation difficile ou devoir discuter de sujets tabous. L’expression « éléphant dans la pièce » est une expression anglophone qui signifie une situation évidente que personne n’ose aborder.

Exemple

Tous les participants à une rencontre savent que René est le conjoint de Jacinthe, la présidente de l’entreprise. Alors que René démontre un comportement totalement inadéquat et qu’il devrait être réprimandé pour son geste, Jacinthe passe à un autre sujet. L’utilisation de la carte « éléphant dans la pièce » devrait être utilisée pour signifier que le sujet devrait être abordé, mais qu’il est volontairement ignoré parce que la discussion pourrait être inconfortable.

Ne rien dire

Il est attendu que les participants aux rencontres de groupe ou que les interlocuteurs dans une conversation expriment leurs perspectives et leurs dissensions. Pour différentes raisons, certaines personnes préfèrent garder le silence, plutôt que de partager leur perspective. Alors que le silence peut donner l’impression d’un accord, il peut aussi cacher des perspectives divergentes qui permettraient d’obtenir une meilleure solution.

Exemple

Alors que Monica sait que les affirmations qui ont été faites par un collègue, lors d’une rencontre d’équipe sont incorrects, elle choisit de ne rien dire afin d’éviter de rendre visible une situation problématique. En observant Monica, Nicolas comprend que celle-ci a décidé de ne pas partager les informations qu’elle possède avec l’ensemble du groupe.  En utilisant la carte « ne rien dire », Nicolas rend visible la décision de Monica de ne pas partager ses informations avec ses collègues.

Quand utiliser les cartes « Bongo »?

C’est connu, les réunions et les rencontres de groupe sont fréquemment des sources de perte de temps, de démotivation et de faible performance. Bien qu’il ne soit pas possible de transformer une organisation et de la rendre performante simplement en modifiant le fonctionnement des réunions, nous considérons qu’en améliorant ces rencontres, il est possible d’augmenter la performance des équipes et de l’entreprise dans son ensemble.

C’est pourquoi nous avons créé les cartes « Bongo » permettant d’influencer le cours des rencontres en adressant deux éléments spécifiques : la puissance des conversations et l’imputabilité. Ce dernier élément est d’ailleurs expliqué en détail dans notre guide intitulé : Le fléau des « singes » errants en entreprise – Améliorer la performance des organisations en augmentant l’imputabilité.

Comment utiliser les cartes « Bongo »?

Lors de rencontres de groupes ou de discussions (même informelles) entre 2 ou plusieurs individus, tous les participants ont en leur possession leurs cartes « Bongo » afin de pouvoir initier une conversation puissante.

Lorsqu’un participant observe un comportement indiqué sur l’une des cartes, il dépose la carte devant lui en révélant l’image indiquée. Les participants cessent alors de parler et la conversation s’arrête immédiatement.

Le participant qui a déposé sa carte « Bongo » partage avec le groupe ce qu’il a observé et explique ce qui doit être fait pour corriger la situation. Lorsque la situation est corrigée, le participant ayant déposé la carte la reprend et la conversation initiale se poursuit.

L’utilisation des cartes « Bongo » permet aux différents participants de signifier une faute potentielle qui aurait un impact négatif sur la performance et le bon fonctionnement du groupe.

Lorsqu’un groupe a peu d’expérience dans l’utilisation des cartes « Bongo », il peut être utile de nommer un facilitateur responsable d’utiliser les cartes. Alternativement, un groupe peut aussi utiliser les services d’un coach d’équipe pour améliorer l’adoption des cartes dans leur fonctionnement courant.

Nous espérons que les cartes « Bongo » vous permettront d’améliorer le fonctionnement de vos rencontres et de tenir des conversations puissantes, tout en vous amusant!

L’équipe Audacium