Comment mettre en place des équipes autonomes lorsque mon organisation ne croit pas aux équipes auto-organisées?

Les équipes autonomes ne sont pas possibles ici!

De nombreuses organisations restent opposées aux équipes auto-organisées. Les raisons ne sont pas futiles ou complexes, mais on soupçonne que le refus de laisser aller du contrôle est la cause fondamentale. Le fait de suivre des chaînes hiérarchiques traditionnelles sous le prétexte de réduire les risques et de préserver l’efficacité est perçu comme une sécurité.

Tiré de « Improving productivity with self-organised teams and agile leadership »,
Parker & all. (2015)

Les gestionnaires et les employés qui s’intéressent à la mise en place d’équipes autonomes sont souvent freinés dans leur élan lorsqu’ils constatent que l’organisation pour laquelle ils travaillent n’est pas favorable au concept d’équipes auto-organisées.

Devez-vous nécessairement abandonner cette forme d’organisation ou même quitter votre entreprise pour avoir l’opportunité de faire l’expérience de l’auto-organisation?

Pas nécessairement!

Si vous avez l’impression que votre équipe ne peut prendre avantage des bénéfices associés aux équipes autonomes parce que votre organisation n’y croit pas, détrompez-vous!

Même si les probabilités de succès augmentent lorsque la haute direction soutient la mise en place de l’auto-organisation, ce sont fréquemment des initiatives de la « base » qui permettent de démarrer l’expérimentation de cette nouvelle approche. Si vous êtes employés ou gestionnaires, il est possible de mettre en place des équipes autonomes. Il faut simplement être créatif et utiliser une approche stratégique.

Je vous explique comment.

Ça commence par toi!

La mise en place d’équipes autonomes débute souvent par l’expérimentation dans une ou quelques équipes. Par conséquent, ces tentatives initiales sont souvent l’initiative d’un gestionnaire innovant et/ou d’une équipe qui souhaite travailler autrement. Comme le dirait une amie, la mise en place d’équipes autonomes, « ça commence par toi! »

Si vous souhaitez…

• Une plus grande appropriation des responsabilités par les membres de l’équipe;
• Une plus grande responsabilisation conjointe de tous pour l’atteinte des objectifs communs;
• Une augmentation de la motivation des employés et des niveaux de performance accrus;
• La création d’un environnement propice au développement professionnel de chacun et un accroissement de la créativité et de l’innovation.

Les équipes autonomes sont une bonne solution.

Je suis gestionnaire et je veux tenter l’expérience des équipes autonomes

Si comme gestionnaire :

• vous êtes sincèrement intéressé à faire l’expérience de l’auto-organisation;
• vous êtes en mesure d’établir un mandat clair et engageant, qui sera bien compris par les membres de votre équipe;
• vous rendrez disponible les ressources appropriées au succès de l’équipe et;
• vous acceptez d’adapter votre approche de gestion afin de soutenir l’équipe dans son processus d’auto-organisation.

Vous possédez les éléments de base pour lancer le processus. Idéalement, si les membres de vos équipes :

• veulent sincèrement faire partie d’une équipe auto-organisée;
• souhaitent l’autonomie de leur équipe et une plus grande responsabilisation;
• sont engagés au succès de leur équipe;
• possèdent les connaissances et les compétences complémentaires et nécessaires pour prendre en charge les différentes activités de l’équipe.

Félicitations, vous avez la plupart des conditions préalables à la mise en place d’équipes autonomes.

Vous n’avez pas toutes les conditions pour vous lancer? C’est quand même possible d’aller de l’avant. Sachez simplement que le processus risque d’être plus long et plus difficile, mais qu’il est tout de même possible de vivre l’expérience de l’auto-organisation.

Dans le contexte où votre organisation n’est pas initialement favorable aux équipes autonomes, vous allez devoir être actif afin de créer un contexte propice pour votre équipe. Votre rôle est crucial afin d’augmenter les probabilités de succès de votre expérimentation.

Faire face à la résistance

Invariablement, des obstacles se présentent chaque fois que des équipes auto-organisées tentent de se créer. Premièrement, il y a de la résistance et deuxièmement des malentendus.

Tiré de « Improving productivity with self-organised teams and agile leadership »,
Parker & all. (2015)

Vous en êtes sûrement conscient, mais si votre organisation n’est pas explicitement d’accord avec la mise en place d’équipes autonomes, vous allez être confrontés à de la résistance, beaucoup de résistance!

Dans une organisation qui ne soutient pas initialement la mise en place de l’auto-organisation, le rôle du gestionnaire est critique au succès de la démarche. Pour faire face à la résistance, vous allez devoir jouer différents rôles qui permettront à l’équipe de se former, de gagner en maturité et éventuellement de devenir efficace, performante et autonome.

Éduquer l’organisation

Parmi les nombreux pièges autour de la mise en place de l’auto-organisation, s’imaginer que tous les employés, gestionnaires et dirigeants possèdent la même compréhension de ce qu’est l’auto-organisation est une grave erreur.

Ces diverses incompréhensions amènent nécessairement de la résistance. Compte tenu d’hypothèses (souvent incorrectes), les dirigeants, les gestionnaires et les employés à l’extérieur de l’équipe risquent de s’opposer à la mise en place d’équipes autonomes.

Votre rôle est donc éduquer les membres de votre organisation relativement à ce que l’auto-organisation signifie, ce qui change avec ce mode de gouvernance (et ce qui ne change pas), les impacts sur le fonctionnement traditionnel dans l’organisation ainsi que sur les nouvelles responsabilités.

Pour vous aider dans votre démarche, vous pouvez aussi faire appel à des conseillers externes pour offrir des formations qui répondent aux préoccupations de votre organisation.

Protéger l’équipe

Comme une plante qui tente de prendre racine, l’équipe auto-organisée a besoin de protection afin de se développer et de grandir. Ainsi, l’équipe qui tente de s’auto-organiser doit bénéficier de la protection d’un gestionnaire bienveillant qui répondra aux questions des employés et qui protégera l’équipe contre les interventions externes et les interruptions.

Comme gestionnaire, vous aurez un rôle important pour protéger l’équipe des distractions externes, des critiques et de l’ingérence potentielle. Vous aurez aussi à soutenir et à encourager l’équipe dans sa responsabilisation et son autonomie.

Traduire les demandes traditionnelles vers l’équipe

Dans toutes les organisations, les équipes doivent se conformer à certaines règles de fonctionnement. Les équipes autonomes ne sont pas exemptes de ces contraintes. Le gestionnaire doit ainsi s’assurer que les règles de fonctionnement organisationnelles soient respectées par l’équipe et en même temps qu’elles soient adaptées aux nouvelles manières de faire.

Dans un contexte où l’auto-organisation n’est pas acceptée de prime abord, il n’est pas recommandé que le gestionnaire s’oppose et confronte les politiques de fonctionnement déjà en place.

Prenons l’exemple de l’évaluation de performance. Alors que les équipes auto-organisées développent généralement de nouvelles manières d’évaluer la performance individuelle des membres de l’équipe, elles ne peuvent ignorer ou contester complètement les politiques en place.

Le gestionnaire doit donc traduire les exigences organisationnelles dans de nouvelles approches de fonctionnement pour la nouvelle équipe.

Traduire le fonctionnement de la nouvelle équipe pour l’entreprise traditionnelle

Alternativement au point précédent, le gestionnaire a la responsabilité d’expliquer et de présenter aux gestionnaires traditionnels les manières de faire qu’utilisent l’équipe autonome.

Il peut ainsi faire rayonner les nouvelles manières de faire, éduquer les autres équipes et divisions de l’entreprise et partager les approches innovantes développées par l’équipe.

Développer un réseau de soutien dans l’organisation

Bien que le gestionnaire et l’équipe puissent être convaincus des bénéfices des équipes autonomes, le gestionnaire devra développer son influence et ses habiletés politiques afin d’obtenir le soutien au projet. Les habiletés politiques permettent de chercher des alliés à l’initiative et les conseils d’influenceurs qui permettront à l’équipe auto-organisée de progresser.

Prendre des risques

Comme chaque entreprise possède un mode de fonctionnement unique, il n’existe pas de recette ou d’approche unique pour l’implantation des équipes autonomes. La mise en place avec succès d’équipes auto-organisées demande de l’expérimentation, des essais et erreurs.

En effet, les équipes qui deviennent autonomes exigent un certain temps afin de développer ses habiletés et mettre en place un mode de fonctionnement bien rodé de manière à lui permettre de fonctionner sans accompagnement.

Le gestionnaire a donc un rôle particulier afin d’établir les meilleures conditions possible pour que l’équipe puisse atteindre sa pleine autonomie.

Comme peu de membres d’équipe possèdent les compétences et l’expérience pour prendre en charge de manière indépendante les diverses responsabilités, le gestionnaire demeure requis pour s’assurer que l’équipe demeure fonctionnelle et performante.

Nous sommes membres d’une équipe et nous voulons vivre l’expérience de l’auto-organisation

Si vous êtes membres d’une équipe qui souhaite faire l’expérience de l’auto-organisation, le soutien de votre gestionnaire immédiat est un prérequis critique.

Il est pratiquement impossible d’obtenir plus d’autonomie et de responsabilités sans le consentement de son gestionnaire. Par conséquent, outre certains éléments restreints, l’équipe doit bénéficier du soutien de son gestionnaire.

Les membres de l’équipe doivent avoir une discussion ouverte et franche avec leur gestionnaire afin d’établir un processus leur permettant d’obtenir plus d’autonomie. Dans ce sens, cet article peut être utilisé afin d’expliquer au gestionnaire le travail qu’il devra effectuer pour protéger l’équipe dans sa démarche d’auto-organisation.

Le rôle critique du gestionnaire

Dans une organisation qui ne souhaite pas nécessairement mettre en place l’auto-organisation, le rôle du gestionnaire est critique. Dans la mesure où le gestionnaire et son équipe souhaitent tenter l’expérience des équipes autonomes, les gestionnaires doivent agir comme tampon entre l’équipe et le reste de l’organisation. Cette posture de protection permet à l’équipe de développer son autonomie, sa responsabilisation et d’adapter son mode de fonctionnement à l’intérieur d’une zone sécure.

Si l’équipe souhaite faire l’expérience de l’auto-organisation, la probabilité de succès augmente avec le soutien et la protection de leur gestionnaire.

Dans un tel contexte, l’expression « demander pardon, plutôt que demander la permission » s’applique très bien aux gestionnaires et aux équipes qui tentent de devenir autonomes. Le gestionnaire a donc un rôle privilégié dans une telle démarche.