Qui peut dire « j’ai trop de temps dans ma semaine »?

audacium - gérer son temps2Si vous êtes un humain, la probabilité que vous ayez répondu « moi » à la question précédente est très faible. Dès que l’on réussit à faire le ménage de notre boite de courriel, elle semble se remplir, le temps d’aller chercher un café. En plus de nos responsabilités quotidiennes, viennent s’ajouter les nombreuses réunions auxquelles il faut participer, les suivis à effectuer et les rapports qu’il faut produire. Pas surprenant que notre niveau d’énergie diminue rapidement!

À moins de vivre comme un ermite, la réalité professionnelle est que les besoins et les demandes sont illimités, mais que les ressources et le temps disponible ne le sont pas! Le nombre d’heures disponibles dans une semaine est fixe et même lorsque l’on empiète sur notre temps personnel, une journée ne compte toujours que 24 heures.

 

Comment faire pour reprendre le contrôle de son temps?

La première chose à faire est d’accepter qu’il ne soit pas possible de tout faire et qu’il faille faire des choix.

La gestion de son temps va au-delà de placer des activités dans des boîtes de temps. Si toutes nos activités avaient la même durée et la même importance, la priorisation serait facile, mais comme ce n’est pas le cas, il nous faut trouver une meilleure méthode pour déterminer ce qui obtiendra notre attention.

Je vous propose donc quelques critères de sélection afin de prioriser et peut-être même d’éliminer certaines activités de votre liste de choses à faire :

  • Tout d’abord, avez-vous une liste? Plusieurs d’entre nous sont stressés simplement à imaginer tout ce que nous avons à accomplir. Nous utilisons une partie de notre mémoire pour nous souvenir de ne que nous souhaitons accomplir. La conséquence est que nous portons attention à certaines activités qui ne sont pas nécessairement les plus prioritaires. Pourquoi ne pas d’abord faire une liste des activités à compléter?
  • Quels sont vos grands objectifs? Avant de déterminer quelles sont les activités les plus prioritaires, il faut d’abord déterminer l’importance de nos objectifs. Comme nos activités quotidiennes ont pour but de faire avancer certains objectifs spécifiques, le séquencement de ces derniers est une première étape afin de déterminer si l’activité doit (ou non) être complétée dans le délai déterminé.
  • Dans quelle catégorie tombe cette activité? Les experts suggèrent d’utiliser des catégories pour nos activités. Avant même de débuter l’activité, demandez-vous dans quelle catégorie elle fait partie : 1) critique pour le succès, 2) importante à compléter, 3) intéressante (s’il reste du temps) ou 4) accessoire pour rapport aux buts. Il est faux d’imaginer que toutes nos activités sont critiques. À moins de vouloir traîner une longue liste de choses à faire, vaut mieux être réaliste par rapport à l’utilité réelle de chacune de nos activités et de faire une première sélection avant d’aller trop loin.
  • Combien de temps disposez-vous? Lorsque nos activités sont bien catégorisées, il est ensuite nécessaire de leur donner un échéancier. Parmi toutes les activités critiques, quel est l’échéancier de chacune?
  • Votre temps est précieux, contrôler à la source. Même après avoir mis en place la plupart des éléments nécessaires à la bonne gestion de nos activités, plusieurs d’entre nous sont toujours confrontés à un agenda trop plein. La cause, il peut être difficile de « non ». Pour plusieurs, l’image professionnelle est l’un des principaux défis. Dire « non » a une connotation négative. Le problème de la gestion du temps devient alors un enjeu identitaire plutôt qu’un enjeu technique.
  • Prenez quelques minutes pour planifier votre journée. Lorsque nous laissons les autres décider de nos priorités, nous perdons le contrôle et avons de nouvelles priorités à gérer. Prenez quelques minutes en début de journée pour déterminer les activités sur lesquelles vous souhaitez investir de l’énergie. Les autres activités devront être intégrées à la liste existante et priorisées en conséquence.
  • Apprenez à déléguer. Lorsque nos activités sont priorisées et organisées, il devient possible de les déléguer. L’art de bien déléguer sera traité dans une prochaine capsule. D’ici là, considérez déléguer à des personnes de confiance vous aidera à reprendre (au moins temporairement) le contrôle de votre agenda.

 

Réflexion : Comment vous sentez-vous par rapport à l’utilisation que vous faites de votre temps?

Quels facteurs/éléments influencent votre prise de décision lorsqu’il s’agit de déterminer vos priorités? Parmi ces facteurs, lesquels sont extérieurs (ex. : une directive ou une demande) et lesquels vous imposez-vous vous-même?

 

Exercice proposé – La gestion du temps et des compromis

  1. Pendant deux semaines consécutives, faites le suivi de l’utilisation que vous faites de votre temps et réfléchissez aux motivations derrière votre engagement envers ces activités (exemple : « J’accomplis cette activité, parce que… »). Pour chacune des activités, faites une grille « Inventaire des activités ».
  2. Élaborez un horaire qui soutient à la fois votre engagement envers l’organisation (ex. : vos responsabilités, etc.) et vos intérêts personnels (ex. : ce qui constitue pour vous une source d’apprentissage, de satisfaction, etc.) Cet exercice implique de planifier concrètement chaque semaine le nombre d’heures que vous consacrerez au travail. Pour élaborer cet horaire, il vous faudra établir un « système » pour identifier l’équilibre que vous cherchez à atteindre et les compromis que vous faites. L’inventaire que vous réaliserez à l’étape 1 pourra vous aider à identifier ces catégories. Voici quelques exemples de catégories : (1) % planification; % administration; % réunions; % résoudre des problèmes, etc.; ou (2) me soutenir (ex. : travail individuel); % soutenir l’équipe; % soutenir mon patron; % soutenir mes collègues, etc.
  3. Comparez l’utilisation idéale de votre temps avec l’analyse que vous avez faite de votre temps au cours des deux dernières semaines. Posez des gestes pour modifier votre horaire chaque semaine au cours des prochaines semaines. Résolvez vos conflits d’horaire en annulant des activités plutôt qu’en ajoutant des heures de travail, de manière à respecter l’horaire prévu. En préparant votre agenda et en prenant des décisions concernant votre horaire, répondez aux questions suivantes :

 

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